Die richtige Lösung für jede Situation

Elektronisches Dokumentenmanagement ist Kernelement eines ECM Systems und gewährt einen uneingeschränkten Zugriff auf die komplette Informationswelt Ihres Unternehmens. Unser Portfolio bietet Lösungen zu Personalakte, E-Invoicing und Vertragsmanagement.

Personalakte

Die traditionelle Personalverwaltung ist häufig mit einem hohen administrativem Aufwand verbunden. Akten und relevante Personaldokumente (Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Schriftverkehr, Spesenabrechnungen, etc.) müssen herausgesucht, bearbeitet und zurück an den richtigen Ort abgelegt werden.

Die DBT Solution bietet eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente, mit deren Hilfe administrative Prozesse optimiert werden können. Die so genannte elektronische Personalakte (E-Personalakte) überzeugt durch eine intelligente und einfache Handhabung und unterstützt Unternehmen dabei Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu beschleunigen und so Zeit und Kosten zu sparen.

Dokumente werden, unabhängig vom Medium und Quelle, einheitlich in der digitalen Personalakte abgelegt und ermöglichen so eine schnelle Auffindbarkeit.

Datenschutz spielt eine enorme Rolle bei diesen personenbezogenen Daten. Deshalb steht die revisionssichere Übermittlung und Verschlüsselung von Dokumenten hier besonders im Fokus.

Vorteile auf einen Blick

  • Einfaches Handling
  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Effizienzsteigerung und Zeitgewinn durch schnelle und automatische Archivierung sowie effektive Stichwort- oder Volltextsuche
  • Kostensenkung durch den Zeitgewinn bei Routineaufgaben
  • Qualitätssteigerung durch die Reduzierung von Fehlern
  • Reduzierung von Druck- und Papierkosten durch die elektronische Archivierung im System
  • Standortübergreifender und mobiler Zugriff auf Daten über Netzwerke sowie Internet und Intranet
  • Platzeinsparung durch Digitalisierung von Personalakten
  • Einfache Integration in die bestehende Unternehmens-IT
  • Hohe Sicherheit bei der Informationsübermittlung durch Verschlüsselung

Möchten Sie E-Personalakte auch in Ihrem Unternehmen einführen? Dann kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.

E-Invoicing

Rechnungen werden oftmals nicht fristgerecht gezahlt, weil sie zu lange in der eigenen Organisation kursieren. Dieses Problem tritt besonders in Unternehmen mit dezentralen Rechnungseingängen und papierbasierten Prozessen auf.

Das Enterprise-Content-Management (ECM) der DBT Solution unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Rechnungsprozessen. Informationen können so schnell und sicher verarbeitet und ausgetauscht werden.

Unabhängig davon, ob es sich bei den Dokumenten um

  • Papier PDF
  • Scans Faxe
  • E-Mails
  • EDI (elektronische Dokumente)

handelt, können Daten ausgelesen und – entsprechend den Inhalten – unterschiedliche Workflows ausgelöst werden. Auf diese Weise werden die Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet.

Prüfroutinen und digitale Workflows für Kenntnisnahme & Freigabe sorgen für eine hohe Sicherheit. Eine Rechnungsprüfung, die Aufschluss über das Bearbeitungsstadium eines Dokuments gibt und die zeigt, wie hoch die augenblicklichen Verbindlichkeiten sind, führt zu einer erhöhten Transparenz.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Automatisierte Prozesse durch Reduzierung der manuellen Vorsortierung eingehender Rechnungen
  • Stark verkürzte Durchlaufzeiten durch direkte Weiterleitung an Fachabteilungen
  • Automatische Datenextraktion und Klassifizierung (Verschlagwortung)
  • Reduzierung von Erfassungsfehlern verringern den Arbeitsaufwand
  • ALLE Eingangsformate werden in einem System verarbeitet
  • Komplette Integration in ERP und FiBu System
  • Ersparnis von Papier, Druck- und Portokosten
  • Mehr Transparenz über den Prozess

Möchten Sie DMS auch in Ihrem Unternehmen einführen? Dann kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular!

Vertragsmanagement

Die Beziehung eines Unternehmens zu seinen Kunden oder Partnern bestimmt maßgeblich den heutigen Geschäftsalltag. Verträge helfen dabei die Beziehungen zwischen zwei Parteien zu beschreiben, indem Rechte und Pflichten definiert werden.

Eine Vertragsmanagementsoftware unterstützt die gesamte Vertragsabwicklung – von der Erstellung über die Durchführung, das Controlling bis hin zur Archivierung – mit dem Ziel das Vertragswesen zu automatisieren und zu optimieren.

Das Vertragsmanagement der DBT Solution unterstützt Unternehmen, durch eine nutzerfreundliche und selbsterklärende Lösung, Prozesse zu vereinfachen. Eine zentrale Datenbank bietet mehreren, an den Verträgen arbeitenden Abteilungen Zugang, sodass

  • Entwicklung
  • Verwaltung
  • Anpassung
  • Abwicklung
  • Fortschreibung
    aller Verträge im Rahmen eines Projektes erfolgen kann.

Den unterschiedlichen fachspezifischen Anforderungen aus den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung, Controlling oder Geschäftsführung wird vollumfänglich Rechnung getragen.

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