Einkaufshandbuch für einen deutschen Klinikkonzern

In Zusammenarbeit mit Bonpago erstellte die DBT ein Einkaufshandbuch für einen deutschen Klinikkonzern. Dieses bildet sämtliche Beschaffungsprozesse und Richtlinien ab und dokumentiert die Analyse und Optimierung von Prozessen.

Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer von Bonpago, beleuchtet nachfolgend die wesentliche Bedeutung von Compliance im Einkauf und illustriert wie eine Umsetzung in Unternehmen erfolgen kann.

Wie wichtig ist Compliance im Einkauf?

Dr. Pfaff: Die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen in Einkauf und Finanzen wird immer wichtiger. Hier wird die Unternehmensleitung immer häufiger in die Pflicht genommen. Compliance hat dabei viele Facetten: von transparenten Lieferketten durch Verpflichtung der Lieferanten, bis hin zu Richtlinien für die Beschaffung von gelisteten und ungelisteten Artikeln durch interne Bedarfsträger. Hierbei sind viele Beteiligte in unterschiedliche Prozesse eingebunden.

Die Sicherstellung einer nachvollziehbaren Lieferkette und die Einhaltung von gewissen Standards, die über die Qualität von Artikeln hinausgehen, hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Verpflichtungen wie Anti-Korruption, faire Arbeitsbedingungen sowie Umwelt- und Gesundheitsschutz geraten in den Blickpunkt interner und externer Stakeholder. Die Nachhaltigkeit spielt für den Erfolg eine immer wichtigere Rolle. Dies gilt insbesondere für die Einkaufs- und die Finanzprozesse.

Neben diesen externen Faktoren sind vor allem auch die internen Prozesse rund um die Beschaffung im Fokus der Digitalisierung. Um einen wirtschaftlichen Prozess unter Einbeziehung der bedarfstragenden Fachabteilungen, der zuständigen Buchhaltung und das nachgelagerte (Einkaufs-) Controlling zu ermöglichen, ist es notwendig den komplexen Vorgang auf Prozess- und Datenebene zu betrachten.

Wie erfolgt die Umsetzung in Unternehmen?

Dr. Pfaff: Die Etablierung und die konsequente Dokumentation eines standardisierten Freigabeworkflows für Bestellanforderungen ist ein essenzieller Bestandteil für die Festlegung von Richtlinien bzw. Sicherstellung von Compliance im Einkauf. Wir unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung von individuellen Richtlinien. In drei Schritten wird dabei mittels standardisierter Prozess-Schemata und geeigneten Methoden vorgegangen.

  1. Dokumentation des IST-Prozesses
    
Ein dokumentierter Prozess bildet die Grundlage für jegliche Optimierungsvorhaben, indem ein einheitliches Verständnis geschaffen wird. Die Visualisierung von Prozessen zeigt oft auf, dass etablierte Prozesse unterschiedlich „gelebt“ werden und sich viele akzeptierte Workarounds etabliert haben.
  2. Erarbeitung des SOLL-Prozesses
    Die grundlegende Optimierung des Prozesses wird auf unterschiedlicher Basis ermöglicht. Schwächen des aktuellen Prozesses, neue gesetzliche Anforderungen oder neue systemgestützte Anforderungen an den Prozess beeinflussen die Gestaltung des neuen SOLL-Prozesses.
  3. Erstellung des Einkaufshandbuchs
    Systematische Darstellung des Einkaufsprozesses von Bestellanforderung bis zur Zahlung und klare Vorgabe und Regelung eventueller Ausnahmen. Ziel ist eine einfache und verständliche Darstellung des Ende-zu-Ende Prozesses.

Richtlinien im Einkauf geben einen klaren Rahmen für alle Beteiligten des Bestellprozesses. Sie legen den Handlungsspielraum fest und definieren Wertgrenzen für bestimmte Vorgänge. Durch die klare Dokumentation und Kommunikation der Compliance Vorgaben werden kostspielige Beschaffungen am Prozess vorbei minimiert und tragen somit zur Wirtschaftlichkeit bei. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, sollte der Einkauf früh in die jeweiligen Beschaffungsvorgänge eingebunden werden.

 

Welchen Mehrwert bietet der Transfer vom Einkaufshandbuch in eine Software für den Purchase-to-Pay?

Dr. Pfaff: Das abgestimmte Prozesshandbuch ist die Basis für eine erfolgreiche systemische Unterstützung. Durch die Einführung von Procurement-Software, wie beispielsweise der DBT Solutions, kann zum einen die Einhaltung der designten und vereinbarten Prozesse sichergestellt werden. Zum anderen werden die direkten und indirekten Kosten in Einkauf und Finanzen nachhaltig reduziert. Durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse werden Prozessabweichungen sichtbar und können zukünftig nachverfolgt und vermieden werden.

 

Dr. Donovan Pfaff

Als Geschäftsführer der Bonpago beschäftigt sich Dr. Donovan Pfaff seit über 19 Jahren mit der Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsmodellen. Durch die Analyse von weit über 300 Unternehmen im In- und Ausland sowie aufgrund zahlreicher Forschungsprojekte und Aufträge in der Öffentlichen Verwaltung gilt er als Vordenker für die Digitalisierung.

Mit seinem bereits im Jahre 2004 veröffentlichten Werk „Financial Supply Chain Management“ hat er die Entwicklungen zur stetigen Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen mitgestaltet. Dr. Donovan Pfaff arbeitet in allen wichtigen nationalen und internationalen Foren zum elektronischen Rechnungsaustausch mit.

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