P2P-Lösung für alle Fälle: So optimieren Sie Ihre Adhoc- und Longtail-Beschaffung

Die Supply Chain ist die unterschätzte Achillesferse vieler Unternehmen. Während die digitale Transformation in anderen Bereichen in vollem Gang ist, bleibt das Potenzial im Einkauf und in der Beschaffung weitgehend ungenutzt. Dabei ist die Supply Chain traditionell ressourcenintensiv und fehleranfällig. Wem es gelingt, die für seine Bedürfnisse intelligente, integrierte Purchase-to-Pay-Lösungen (P2P-Lösungen) zu nutzen, könnte sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Aktuelle Herausforderungen im Einkauf

Nur 13,6 Prozent der Unternehmen in Deutschland nutzen derzeit eine integrierte und automatisierte IT-Lösung in der Beschaffung, die von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung bis zur Rechnungsbearbeitung alle Stationen des Einkaufs abbildet (Purchase-to-Pay). Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Universitäten Würzburg und Leipzig. Zwar arbeiten nicht alle Unternehmen papierbasiert und nach den Methoden des vergangenen Jahrhunderts, doch selbst webbasierte Portale für einzelne Schritte in der Supply Chain nutzen nur 37 Prozent der Unternehmen. Das ist nicht nur eine kuriose Eigenart, sondern führt zu massiven wirtschaftlichen Nachteilen im globalisierten Wettbewerb.

Werfen wir einen Blick auf den Einkaufsprozess:  Ein Mitarbeiter einer Fachabteilung meldet einen Bedarf, der häufig noch von einem Vorgesetzten freigegeben werden muss, ehe der zentrale Einkauf die Bestellung auslöst. Die Mitarbeiter dort müssen anschließend die Auftragsbestätigung bearbeiten und den Wareneingang verbuchen, schließlich die Rechnung des Lieferanten prüfen, die Bezahlung vornehmen und gegebenenfalls Reklamationen abwickeln.

Viele verschiedene Abteilungen sind an jeder Bestellung beteiligt, viele Einzelschritte sind zu durchlaufen und viele Daten zwischen Lieferanten und Unternehmensabteilungen zu übermitteln.

Die Schnittstellen machen den Einkaufsprozess fehleranfällig. Werden Angaben falsch übertragen, verursacht dies vermeidbare Kosten und geht zu Lasten der Produktivität. Da der Prozess oftmals träge ist, ermutigt er Mitarbeiter ihn komplett zu umgehen. Mag dieses Maverick Buying aus Mitarbeitersicht verständlich sein, stellt es doch ein gravierendes Compliance-Problem dar. Die Alternative sind integrierte digitale Systeme.

Schwächen traditioneller, manueller Einkaufsprozesse

  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Ressourcenintensiv
  • Maverick Buying
  • Compliance-Hürden

Unternehmen, die auf digitale Systeme setzen, können die Schwachstellen im Bestellprozess eliminieren oder zumindest deutlich abmildern. Wer diese digitale Chance nicht nutzt, hat früher oder später das Nachsehen im Wettbewerb. Zu dem Schluss kommt auch eine Studie unter Mitwirkung des Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME): Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen sowie die durchgängige Vernetzung von Einkäufern und Lieferanten seien insbesondere für mittelständische Unternehmen wettbewerbsentscheidend.

Chancen der Digitalisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen

Einzelne Software für die digitale Rechnungsverarbeitung, den Wareneingang oder die Bedarfsmeldungen bringen Vorteile, schöpfen aber das gesamte Potenzial der aktuellen Technologie nicht aus. Hier kommen integrierte IT-Lösungen für Purchase-to-Pay-Prozesse ins Spiel.

Alle Schritte des Einkaufsprozesses werden in einer Software-Infrastruktur abgebildet:

  • Bedarfsermittlung
  • Genehmigung
  • Angebotseinholung
  • Auswahl des Lieferanten
  • Wareneingang
  • Rechnungsverarbeitung
  • Bezahlung

Die Bestellung erfolgt aus einem E-Procurement System, die Genehmigung ist mit wenigen Klicks erledigt, die Kommunikation mit den Lieferanten (Bestellung, Rechnung, ggf. Reklamation) findet im gleichen System statt, Rechnungen werden automatisiert verarbeitet und bei der Bezahlung verschiedene Modalitäten abgebildet.

Wann lohnt sich der Einsatz von P2P-Anwendungen?

Lohnt sich ein P2P-System wirklich? – Diese Frage stellen sich Unternehmen häufig. Denn für sie erscheint das finanzielle Investment für digitale Lösungen, besonders für Lösungen, die den gesamten Prozess integriert abbilden, zunächst hoch. Doch der Return on Invest zeigt sich schnell.

Die Investition lohnt sich vor allem, wenn Unternehmen häufig mit den gleichen Lieferanten zusammenarbeiten und gleiche Leistungen in Anspruch nehmen. So haben sie nur einmal den initialen Aufwand der Dateneingabe und profitieren dann von den Effizienzvorteilen.

Die meisten Anwendungen verfügen zudem über leistungsstarke Analytics, sodass Manager auf einen Blick erkennen können, wie sich der Cashflow gestaltet, wo Einsparpotenzial liegt und wo Optimierungen möglich sind.

Eine weitere Herausforderung bilden Einmalbeschaffungen wie z.B. Ausgaben für Teamevents und Schulungen, für Kuriertransporte von wichtigen Dokumenten, einmaliges Marketingmaterial oder die Instandhaltung von Fahrzeugen aus dem Zuliefererbestand finden typischerweise keine Abbildung im Katalog. Auch Ausgaben von Mitarbeitern im Außendienst in lokalen Geschäften können nicht ohne Weiteres abgebildet werden.

Optimierte P2P-Lösungen für Adhoc-Bestellungen und Longtail-Lieferanten

Arbeiten Sie häufig mit unterschiedlichen Lieferanten zusammen? Fallen in Ihren Fachabteilungen häufig nicht-wiederkehrende Bestellungen geringer Höhe an, die schnell und unkompliziert erfolgen sollen? Wollen Sie Bestellungen im Außendienst effizienter abwickeln?

Um von den Vorteilen integrierter P2P-Lösungen zu profitieren und gleichzeitig Longtail-Lieferanten mit minimalem Aufwand zu verwalten sowie Adhoc-Bestellungen ortsunabhängig zu managen, hat Compraga eine optimierte P2P-Lösung entwickelt.

Vorteile von Purchase-to-Pay-Lösungen

  • Hohe Effizienz
  • Minimierte Fehleranfälligkeit
  • Höhe Transparenz
  • Compliance-Sicherheit
  • Bessere Lieferantenbeziehungen
  • Niedrige Kosten
  • Analytics-Funktion für mehr Insights

Sie wollen mehr erfahren zu Purchase-to-Pay-Lösungen für Adhoc-Bestellungen und Longtail-Lieferanten? Gerne vereinbaren wir ein kostenloses Beratungsgespräch. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an office@dbt-solution.com

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